Velkomsttalen - velkomsten er vigtig, du sætter stemningen
v/ Christina Høyer, ZFOKUS
"Velkommen alle sammen, og øehhh… nu skal vi i gang…" Det er din opgave at stå for mødeindledningen, velkomsten til konferencen eller måske fødselsdagstalen for din kollega.
Du tager ordet. De næste 3 minutter kommer til at lægge scenen for hele mødet/konferencen/præsentationen. Er stemningen i lokalet munter, interesseret, aktiv eller …. sådan lidt mat, når du sætter dig ned igen.
Hvorfor gøre det til et halvskarpt forsøg? Her er et par fif, der er værd at tænke over, inden du tager ordet i en velkomst-situation næste gang.
- Hvorfor er folk kommet? Er du den, der siger velkommen til et arrangement, kan du roligt gå ud fra at de ikke er kommet for at høre dig – de er kommet for at deltage i festen/konferencen/mødet. Ikke desto mindre er du en nøgleperson, fordi du er den første, der sætter ord på forsamlingens forventninger,
- Hvilken stemning skal de være i, når du sætter dig ned igen? Engagerede, pacificerede, glade, alvorlige…?
- Hvor lang tid har du?
Hold de tre punkter for øje, når du går i gang med at planlægge talen. Og brug så disse fif, når du skriver dit talemanuskript, eller dine stikord:
Indledningen
Det er en god ide at lægge ud med noget, der samler den gruppe mennesker, du har foran dig. – En godt tip er en aktuel historie, der involverer en person/situation, der har relevans for jer alle.
Pas på med: ”Jeg talte lige med Christian i forgårs, og der ….” Det er ikke os alle der er på fornavn med direktøren. Der er straks nogen, der føler sig udenfor.
Pas også på med: ”I de langsigtede planer, vi har lagt for vores markedsføringsstrategi overfor relevante markeder frem til 2008…” For upræcist. Og at for skrivesprogsagtigt.
Prøv i stedet en historie eller et relevant citat, som for ekssempel: "Winston Churchill har sagt: Det er en stor fordel så tidligt som muligt at begå de dumheder, man kan lære noget af. Set i det lys, har vi vores på det tørre. Vi skal nemlig i dag planlægge, hvordan vi får fordelt ansvaret for fejlretningen af vores software, der skal ud til første kunde om seks uger."
Præsentation af dig selv
Jeg er sikker på at du synes at det er dejligt at alle ved, hvem du er – og hvilken stor betydning du har i projektet/konferencen/mødet. Men fortæl kun, hvad der er relevant lige nu. De skal nok hilse på dig i pausen alligevel.
Pas på med: ” Jeg kom til Firmaet i 1996, hvor jeg havde ansvaret for…” Start med det aktuelle, og det der har relevans for situationen nu.
Pas også på med: ”Area control manager, assistant executive…” Mange engelske titler gør os mere forvirrede end oplyste.
Prøv i stedet: ”Jeg har ansvaret for …” Så konkret og relevant som muligt.
Formålet med dagen og mødet
Skab et billede i dine tilhøreres hoved af, hvordan det hele ser ud, når I er færdige og går hjem. Skal I nå at gennemdrøfte en sag? Eller skal I tage beslutninger? Skal I skære ned? Eller blive enige om et kompromis?
Pas på med: ”Jeg ved, I har problemer med at jeg har lagt denne plan, men altså…” Mind ikke folk om konflikter – vælg den positive vinkel
Pas også på med: ”Jeg tror, at med lidt ekstra information vil I forstå, at ..”
Brug i stedet: ”Efter dagens indlæg, vil I være kommet godt omkring de forskellige problemstillinger i denne sag. Og i den afsluttende diskussion fastlægger vi hvilken vej vi skal vælge at gå fremover.”
Rammerne
Dagsordenen og de tidsmæssige rammer omkring arrangementet/mødet skal alle kende. Også selvom tiden er knap. Så har du med det samme gjort det klart, hvor lang tid oplægsholdere og deltagere har til rådighed.
Pas på med: ”Vi har en stor dagsorden, og vi har travlt….” – Dine tilhørere vil tænke: Hvorfor har I ikke skåret i programmet, så? –og ærlig talt, hvorfor har du ikke det?
Pas også på med: ”Klokken otte femten: Indledning ved Hans Hansen. Klokken otte femogtyve: Perspektivering ved Jane Jansen.” Dagsordenen er uddelt, der står tiderne på. Læs ikke op, hvad andre kan læse med.
Brug hellere: ”Efter Hans Hansen har ridset sagens op for os (det tager ti minutter), vil Jane Jansen gøre os klart, hvad hun mener, dette vil betyde for fremtiden. Jane er fra udviklingsafdelingen og har netop afsluttet et projekt i samarbejde med Institut for fremtidsforskning.” Tegn de store streger – og fortæl med få ord, hvorfor I har valgt at sætte det punkt – eller den taler – på.
