Tag ordet ved et møde - og giv Karl Kedelig baghjul
v/ Christina Høyer, ZFOKUS
Du er til møde. Karl Kedelig rømmer sig og tager ordet for 117. gang og begynder at tale om sine overvejelser omkring den problemstilling, I er i gang med at diskutere. Det bliver en laaaang omgang – for Karl vil gerne grundigt omkring alle detaljer. Hvad er resultatet? Resten af mødedeltagerne sidder med søvnige øjne og ønsker Karl hen, hvor peberet gror. Og Karl har ikke en kinamands chance for at få sit forslag behandlet seriøst.
Er du Karl? Eller kender du ham? Hvis du af og til synes, du brænder inde med en god pointe, eller simpelthen ikke er skarp nok i mælet, så er her tre gode tips til mødedeltagere:
1. Tænk før du taler
Inden du tager ordet, så skriv tre stikord til hvad du vil sige. Noter dig først, hvad du vil slutte af med at sige – din pointe. Det er den, du skal have fokus på, gennem hele dit indlæg.
Over pointen skriver du så det ene eller de to vigtigste argumenter for din pointe. Husk på at de andre mødedeltagere alligevel ikke kan huske flere argumenter. Læsser du mange argumenter på, risikerer du at alle de andre kun husker (og måske angriber) dine svageste argumenter.
Øverst skriver du din åbning – der gerne må indeholde din pointe igen. Så er du køreklar til at tage ordet. Her er et eksempel:
Situation: Mødet er sammenkaldt for diskutere hvordan man løser en opgave for små penge. Du mener, at man skal afsætte en del personer i en kort periode, men til gengæld sørge for at holde godt øje med udgifterne hele tiden. Du har masser af andre gode argumenter, men på dit papir skriver du:
- Indledning: Lad os komme i gang med det samme – og være færdig om to uger.
- 2 argumenter: En kort arbejdsperiode giver os ikke tid til at opfinde komplicerede løsninger. Jane bliver ansvarlig for at holde øje med timeforbruget – så løber det ikke løbsk.
- Pointe: Aftaler vi en sidste arbejdsdag på opgaven til om 2 uger, er det hurtigt overstået og vil ikke tynge budgettet unødigt. (Varighed: 25 sekunder, cirka)
2. Gør det kort
Du skal vide, at alle mødedeltagere, ligesom dig selv, sætter pris på et kort indlæg – og at et argument ikke bliver mere rigtig af at blive sagt flere gange, eller med en meget lang forklaring. Som hovedregel skal man kun sige ting, der føjer til, eller som opsummerer kort. En stor del af beslutninger bliver taget på grundlag af såvel gode argumenter som sympati for forslagsstilleren. Hvis det er rart at være sammen med dig til et møde, vil dine argumenter og forslag stå i et bedre lys. Så vær en god mødedeltager og gør det kort.
3. Gør forskel på hvad der er til diskussion - og hvad der ikke er.
Væn alle mødedeltagerne til at skelne mellem mødepunkter, der kan diskuteres og punkter, der ikke skal diskuteres. Hånden på hjertet: Det er spild af tid at sætte sig til at drøfte beslutninger, der alligevel ikke kan forandres. Den slags hedder orienteringssager – og skal hurtigt gennemgås på mødet. Fornemmer du, at mødet er på vej ind i en laaaang snak om noget, der ikke står til at ændre – så spørg mødelederen: ”Er dette et orienteringspunkt eller en beslutningssag?”
Er du træt af lange møder
Mødekultur kan sagtens ændres. Hvis du synes, at Jeres møder har brug for en opstramning, så bed om at få det sat på dagsordenen. Hold dig ikke tilbage: Under møderne er det er altid en god ide høfligt at gøre opmærksom på, at I alle ville være glade for at mødelederen skærer hårdere igennem, at tidsplanen holdes, at man begynder til tiden og/eller at man da kan lade sig inspirere af ovenstående tre tips. Lettelsen vil brede sig. Dine med-mødedeltagere vil elske dig for det.
Du er i øvrigt velkomne til at kopiere denne side og sende dem rundt før næste møde. Husk dog at hilse fra Christina Høyer, ZFOKUS.
