Sig pænt goddag - om de værdifulde velkomster
v/ Christina Høyer, ZFOKUS
Har du nogensinde tænkt på, hvor meget en god velkomst betyder? Forestil dig, at du skal byde velkommen til Peter, som er ny i din arbejdsgruppe. Det er din opgave at hente Peter i receptionen og byde ham velkommen i gruppen.
Dermed ligger et stort ansvar på dine skuldre: Hvis Peter får en god velkomst til arbejdsgruppen, vil han i højere grad føle sig motiveret til at lægge et stykke arbejde. Han vil føle sig tryg nok i gruppen til med det samme at byde ind med ideer. Og han vil kende sin plads og med det samme kunne løfte et ansvar.
Fik du den? Tage ansvar, være iderig og arbejdsom – alt sammen på basis af en god velkomst.
I virkeligheden er det så simpelt, at en god velkomst får mennesker til at føle sig positivt stemt. På samme måde vil en sløset, uinteresseret velkomst gøre mennesker demotiverede. (Så skulle du måske have gjort alle den tjeneste ikke at invitere dem.)
Hvor ligger ansvaret for alt dette? Det ligger hos dig i rollen som vært! Det kræver forberedelse – og det kræver at du tager ansvaret på dig. Her er et par tips:
Velkomstens anatomi
Forberedelse. Gør dig klart: Hvem er det du skal byde velkommen? Hvad er navnet? Og hvilke kvalifikationer har han, som du har brug for i denne sammenhæng. Kender han dig? Hvad kan være vigtigt at vide for ham, inden I går i gang?
Når I mødes: Der er ingen der kan lide at blive ignoreret. Ser du den, du skal byde velkommen, så anerkend at han er kommet ved med det samme at øjne ham og afslutte den samtale, du er i gang med. Gå lige derhen. Ikke noget med at veksle en morsomhed med damen i receptionen først. Eller kramme en af veninderne på vejen derhen.
Et håndtryk går aldrig af mode: Sig "Goddag" med et fornuftigt et af slagsen. Et håndtryk er hverken som en karklud eller som en bulldozer – det er fast og der hører øjenkontakt og et smil med i pakken.
Introduktionen: Simple ord som "Velkommen til" eller "Godt at du kunne komme" gør en stor forskel. Så er det markeret at du koncentrerer dig om at byde velkommen og ikke er i gang med fagsnak med det samme. Hvis han ikke kender dig, er det vigtigt at du fortæller lidt om dig selv: "Mit navn er Jane Bak. Jeg har ansvaret for den tekniske del af projektet – og så refererer jeg direkte til Sofie Lund, der er projektleder." Tag hånd om situationen, fortæl hvad der skal der ske nu: Alle har krav på at få at vide, hvor de er på vej hen. "Vi skal op på femte, hvor vores mødelokale er. Her møder du tre andre fra projektet."
Udfyld gå-tiden med small talk: Det er en god ide ikke at tale om faglige sager – men alene bruge en eventuel tid mens man går mod lokalet til at småsnakke: Stil et par spørgsmål, der ikke er for svære: "Kommer du tit herinde i hovedkontoret?” Tag udgangspunkt i noget, I har tilfælles. "Vi spiller begge på firma-badmintonholdet. Hvor længe har du været medlem?"
Når I er fremme: Nu er tiden til formelle introduktioner, som ville gøre din mormor stolt. Det skal gøres venligt, præcist, fyldestgørende og roligt. Træd i karakter med lidt myndighed. Præsenter gæsten først: "Her er Peter Klausen. Han hører til ovre i afdeling Y på Nørtoftevej. Han skal være vores eksterne ekspert på databasespørgsmål." (Nu ved Peter også, hvilke forventninger, der er til ham.) Og så "Lad mig lige introducere dig: Her er Jens Langskov, der sidder med grafikken. Jens rejser sig og giver hånd (pause). Sofie Lund er projektchef. (Give hånd) Og her er Jytte Tofte. (Give hånd) Hun sidder med projektregnskabet og hele administrationen."
Lav en markering af at alle er på samme plan: Marker, hvor det er, at Peter skal sidde. Sørg for at det er et behageligt og ikke alt for udsat sted. Og giv ham lov til at sætte sig. Det ideelle er, at alle giver hånd til Peter og bliver stående for så at sætter sig samtidig med Peter. Tilbyd ham kaffe, hvis andre har fået kaffe. Og giv ham tid til at pakke ud og etablere sig.
Undervejs: Glem ikke nu ikke at Peter er ny – bare fordi han nu sidder der. Vær opmærksom på at give forklaringer, der er henvendt til Peter. Det er ikke nok at sige: "Nu må du bare spørge løs!" – det er mange mennesker for beskedne til at gøre i fornødent omfang. Efter hvert væsentligt punkt, kan du sagtens spørge til om der er noget, der skal uddybes.
Til en afslutning: ”Vi mødes hos Marianne næste gang, sædvanlig tid.” Det er ikke nødvendigvis nok oplysninger for Peter. Husk at uddybe (Mariannes efternavn, mødelokalets placering og tidspunktet). Og slut af med at lave en særlig anerkendelse af at Peter er kommet: ”Det var virkelig meget nyttigt/spændende/lærerigt at have dig med i dag. Nu ringer du bare, hvis der skulle dukke spørgsmål op.”
Hvad får du ud af det?
Når man er ny i selskabet, er en markering af at man er ventet og velkommen, med til at indgyde ro og tillid. Står det hurtigt klart hvor man hører til, og er der en markering af at man er ligestillet med de øvrige i gruppen, bruger man ikke unødige kræfter til at finde sig tilpas. Peter kommer hurtigere i gang med at præstere - og han vil formodentlig være mere fokuseret på opgaven.
Den gode og professionelle stemning vil også betyde at det er nemmere at spørge til råds og bidrage med nye ideer. Der skal nok være et par problemer, der bliver fikset inden de vokser sig store.
Så er der jo også den fordel, at Peter nu synes at han skylder dig en god introduktion næste gang han skal tage imod dig til et møde. Tænk bare, hvor det kan sprede sig!
Du er i øvrigt velkommen til at kopiere denne side og sende dem rundt før næste møde. Husk dog at hilse fra Christina Høyer, ZFOKUS.
