Kan du give klar besked
v/ Christina Høyer, ZFOKUS
Hurtige beslutninger, mange ansvarsområder, og mange ting at tage stilling til i hverdagen. Det er betingelser, som rigtig mange af os er underlagt. Forespørgsler, ideer, aftaler og opgaver vælter ind i en hurtig mængde – og inden man får set sig om, er man druknet i huskelister, idélister og masser af sager, som man mangler at tage stilling til.
En værre suppedas – hjernekisten er blevet til en rodekasse. En god måde at få ryddet op i den indre rodekasse er at lære sig selv at tage nogle hurtige beslutninger, man kan stå ved – og så straks følge beslutningen op af en klar, utvetydig besked.
Klar besked er grundlaget for en god, solid kommunikation, der er til at forstå for andre. Og bedst at alt - det eliminerer misforståelser og aftaler, der glider.
Kend dine prioiteter
Første trin er at være fuldstændig sikker på, hvad du synes er vigtigt. Brug fem minutter (eller en weekend ved vandet) til at reflektere over dine prioriteter. En god indgangsvinkel kunne være at huske på, hvornår du sidst har ærgret dig over en beslutning, du tog: Hvad var der i vejen med den beslutning? Hvad ville du gøre anderledes i fremtiden?
Nu ved du mere om, hvor du gerne vil hen med de hurtige, klare udmeldinger, du skal til at give.
Magien i en lille gul seddel
Gennemgå dine prioriteter i hovedet: Der skal ikke være flere end du til enhver tid kan huske. I min erfaring passer det med, hvad der kan stå på en almindelig post-it! Skriv de 4-5 vigtigste prioriteringer ned – og sæt post-it’en et sted, hvor du har den ved hånden hele tiden. -F.eks. i din kalender.
Der kunne f.eks. stå:
- Gå til tiden – på nær onsdag, hvor der er tid til følge alt til dørs
- Sige nej til opgaver, der ikke….
- Være aktiv med at få interessante udfordringer
- Læg ansvar ud til …
Meld fra og til - helt klart
Væn dig så til at give svar forholdsvis hurtigt på en forespørgsel. Jeg kan anbefale denne model, som er den, jeg lærer mine kursister når jeg holder foredrag under overskriften ”Sig hvad du mener, og gør det du siger”
1. Tag dig tid til at sikre dig, at du forstår opgaven og de implikationer, det har at sige ja til den. Spørg: Skal det afleveres i dag, eller kan det vente til næste uge? Hvor stor, hvor mange sider? Hvor vigtig?
2. Kig på din lille gule seddel, hvordan det nu er med dine prioriteter. Stemmer den beslutning, du er ved at tage, overens med de prioriteringer, du har sat? Det skal den.
3. Giv derefter en klar besked : ”Ja, det vil jeg gerne.” Eller ”Nej, det kan jeg ikke påtage mig." Og husk på at kompromis’er og betingede ja’er er også en mulighed: ” Det vil jeg gerne, men jeg kan først aflevere udkastet på tirsdag.” Eller ”Hvis du i stedet, kan sørge for at jeg bliver aflastet på mine daglige opgaver, vil jeg gerne.”
Det er vigtigt, at du giver en besked uden for mange omsvøb. Gå lige til benet - og giv kun de vigtigste begrundelser, hvis det er nødvendigt. Vurder, hvor grundig en forklaring, det er nødvendigt at give. Nogen gange er det mere effektfuldt bare at sige "Det kan jeg ikke, jeg har en privat aftale, der ikke kan aflyses" end at sige "Jeg havde lovet min gamle moster, at komme ud og tømme hendes altankasser i dag - og hun bliver helt rundt på gulvet, hvis jeg ikke står der kl. 14."
Det, der taler for den korte udgave - er at man, når man giver den detaljerede version, pludselig selv kan blive i tvivl om vigtigheden, af det hele: Er moster/altankasser/kl. 14 så vigtige endda? Og den lillebitte tvivl kan høres i din stemme - og så bliver der måske åbnet for nogle forhandlinger, du helst var foruden. "Hvis du nu kunne vente til kl. 15 i stedet, så kunne du da lige nå at ..." Korte forklaringer giver respekt - og der er ikke så meget at tage fat på at diskutere.
Vi er alle mennesker
Nu er det jo ikke sådan at din hjerne straks vil blive hvid og overskuelig, som et nyskuret køkken – det kan jeg ikke love dig. Men de hurtige, rigtige beslutninger kan godt blive en god vane, der gør den indre huskeliste kortere.
Og drop så at ærgre dig over, hvis en af de hurtige beslutninger var en forkert beslutning! Forkerte beslutninger tager alle mennesker nemlig af og til.
Det vigtige er, at hvis du mærker ærgrelsen komme, så brug den til at sige: Hvad vil jeg gøre næste gang, noget lignende er under optræk? – og så skriv det på som prioritet på din lille gule seddel.
